ภายใต้สถานการณ์การแพร่ระบาดของไวรัส Covid-19 ในขณะนี้นั้น ได้กลายเป็นจุดเริ่มต้นให้หลายๆบริษัทกำลังปรับตัวเข้าสู่การทำงานแบบ Work From home (WFH) กันอย่างมากมาย อย่างไรก็ตาม แม้ว่า WFH อาจดูเป็นเรื่องที่น่าจะทำให้เกิดความสะดวกสบายมากยิ่งขึ้น แต่ผมกลับเห็นว่าบริษัทหลายๆแห่งก็เริ่มที่จะประสบปัญหาเกี่ยวกับประสิทธิภาพในการทำงานจาก WFH กันอยู่ไม่น้อย ในบทความพิเศษชิ้นนี้ ผมจึงอยากที่จะมาเล่าถึงแนวคิดที่มีประโยชน์ จากการได้ลองผิดลองถูกกับการสร้างบริษัทแบบ Remote Company และการทำงานแบบ WFH ตลอด 5 ปีที่ผ่านมาของทีมงาน SiamQuant ให้ทุกคนได้อ่านกัน เพื่อให้เป็น Shortcut ในการบริหารจัดการและการทำงานแบบ WFH ให้กับทุกๆท่านครับ
Work From Home ไม่ใช่แค่เรื่องของ Software หรือ Technology!
เมื่อพูดถึงการ Work From home นั้น หลายคนมักคิดขึ้นมาว่ามันคือการหาโปรแกรมหรือเครื่องมือต่างๆที่จะทำให้สามารถติดต่อสื่อสารและทำงานผ่าน Internet กันได้อย่างสะดวกรวดเร็ว (นี่จึงเป็นเหตุผลว่าทำไมเราจึงเห็นข้อมูลหรือบทความที่แนะนำโปรแกรมต่างๆในการทำงานแบบ Work at home – WFH กันอย่างมากมาย)
น่าเสียดายว่านี่คือความเข้าใจและจุดเริ่มต้นในการทำงานแบบ WFH ที่ผิดทางไปพอสมควรครับ!
คำตอบก็เพราะว่าอันที่จริงแล้วเครื่องมือต่างๆเหล่านี้เป็นเพียงเครื่องทุ่นแรงในการสื่อสารหรือ Leverage ในการทำงานให้กับเราเท่านั้น! ซึ่งหากว่าบริษัทไม่ได้มีการวางองค์ประกอบในการบริหารจัดการที่ดีและสอดคล้องกับการทำงานแบบ WFH ที่ดีพอนั้น ยังไงเสียคุณก็จะต้องพบกับความวุ่นวายและความไร้ประสิทธิภาพในการทำงานกันอย่างแน่นอนครับ
ดังนั้น ในบทความนี้ผมเองได้พยายามคัดเอาแนวคิดที่ๆสำคัญๆ ที่ผมอยากให้แชร์ให้เป็นประโยชน์กับพวกเราทุกคน เพื่อที่จะได้ไม่ต้องคอยเสียเวลาลองผิดลองถูกหรือพบกับเรื่องเลวร้ายในการทำงานแบบ WFH กันนั่นเองครับ! (อาจจะยาวหน่อย แต่อยากให้อ่านกัน ผมเลยทำ Table of Content ไว้ให้ตรงนี้นะครับ :D)
10 แนวคิดพิชิตการทำงานแบบ Work From Home 1. ความฝันร่วมกัน คือสิ่งที่สำคัญที่สุด 2. มุ่งเน้นผลลัพธ์ (มากกว่าชั่วโมงการทำงานและอื่นๆ) 3. ใช้ระบบการตั้งเป้าหมายเป็นแผนที่นำทาง 4. แต้มคะแนน คือสิ่งที่ทำให้เป้าหมายเข้าไกล้ความจริง 5. ความโปร่งใส คือน้ำมันหล่อลื่นในการทำงาน 6. ระบบการทำงาน คือกุญแจในการขับเคลื่อนความก้าวหน้า 7. ใช้เทคนิคการประชุมเพื่อกระชับพื้นที่ เป็นระยะๆ 8. การพบปะกันแบบ Offline ยังคงเป็นสิ่งจำเป็น 9. ไม่ใช่ทุกคนที่เหมาะกับการทำงานแบบ Work at home 10. จงใช้ Technology ให้เป็นประโยชน์กับคุณอย่างพอดี Bonus : นโยบายการทำงานทางไกลของ Git Lab
1. ความฝันร่วมกัน คือสิ่งที่สำคัญที่สุด
แม้ว่าการทำงานแบบ WFH จะดูเป็นสิ่งที่ล้ำสมัย แต่เชื่อหรือไม่ว่ามันกลับต้องการรากฐานที่เป็นหลักการสำคัญอันแสนโบราณสุดๆ นั่นก็คือเรื่องของ “เป้าหมาย” หรือความฝันที่เป็นหนึ่งเดียวกันก่อนนั่นเองครับ!
โดยที่ในการทำงานแบบ WFH นั้น การมี Vision & Mission ที่ชัดเจนร่วมกันตั้งแต่ระดับบนจนถึงล่างสุดนั้น ถือได้ว่าเป็นสิ่งที่สำคัญมากๆยิ่งกว่าบริษัทซึ่งใช้การทำงานแบบ Office กันเสียอีก! นั่นก็เพราะยิ่งเราทำงานอยู่ห่างไกลกันมากเท่าไหร่นั้น หากเราไม่มีจุดมุ่งหมายที่ชัดเจนคอยยึดโยงเป้าหมายในระยะสั้นและระยะยาวไว้ด้วยกันแล้วล่ะก็ ระยะทางและกาลเวลาจะค่อยๆทำให้ทิศทางในการทำงาน และ Passion ของทีมงานแต่ละคนจะกระจัดกระจายไปคนละทางอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้
ดังนั้นแล้ว ทุกๆบริษัทจึงควรทำให้พนักงานทุกระดับชั้นเข้าใจและ “หลงไหล” ในเป้าหมายขององค์กรอย่างเต็มหัวใจ ดังเช่นที่ประธานาธิบดี John F. Kenedy เคยสอบถามพนักงานภารโรงในระหว่างในระหว่างการเข้าตรวจความคืบหน้าโครงการในองค์กรของ NASA ว่า
Kenedy : คุณทำอะไรในช่วงที่ผ่านมาบ้างเหรอ?
พนักงานภารโรง : ผมก็กำลังช่วยส่งคนไปดวงจันทร์ไงล่ะ!
Tip #1 : คุณจะต้องใช้แนวคิดแบบ Start with Why ในการทำงานแบบ Remote Company ให้มากที่สุด และควรจะเป็น Big Why ที่ยิ่งใหญ่เพียงพอที่จะดึงดูให้ทุกคนมีความฝันร่วมกันให้ได้ครับ
2. มุ่งเน้นผลลัพธ์ (มากกว่าชั่วโมงการทำงานและอื่นๆ)
สำหรับแง่คิดที่สองนั้น คือเรื่องของ Mindset ที่จะต้องถูกเปลี่ยนแปลงทั้งในมุมมองของหัวหน้าและทีมงานทุกคน โดยที่เราจะต้องเปลี่ยนแปลงความเคยชินจากการเอาแนวคิดแบบตอกบัตรทำงานทิ้งไป แล้วใช้การวัดผลด้วยผลงานกันเป็นหลักสำคัญแทน (Result Oriented)
โดยที่คุณจะต้องเข้าใจว่าในการทำงานแบบ WFH นั้น มีต้นกำเนิดมาจากแนวคิดหลักที่ว่า “ผลลัพธ์” คือสิ่งที่สำคัญที่สุดในการทำงาน โดยพยายามมองข้ามหรือละทิ้งสิ่งต่างๆที่ไม่จำเป็น และเป็นอุปสรรคของการสร้างผลลัพธ์ที่ดีทิ้งไปให้มากที่สุด อาทิเช่น การให้อิสระในการเลือกและคิดถึงสิ่งที่จะทำเพื่อส่งเสริมเป้าหมายขององค์กร, การให้อิสระของพื้นที่การทำงาน และการให้อิสระในด้านของเวลาในการทำงานกับทีมงานทุกคน เพื่อที่จะทำให้ทุกคนนั้นได้อยู่ในสภาวะในการทำงานที่ดีที่สุดของตนเอง จนเกิดเป็นผลลัพธ์ในการทำงานที่ดีที่สุดขององค์กรโดยรวมนั่นเองครับ
Tip #2 : คุณต้องพยายามเลิกใช้วิธีบริหารจัดการแบบ “ควบคุม” แต่ใช้ความ “เชื่อใจ, ให้เกียรติ และคำมั่นสัญญา” เป็นหลักสำคัญในการบริหารแบบ WFH เพราะคุณเองไม่สามารถที่จะคอยสอดส่องบังคับควบคุมใครได้อยู่ตลอดเวลา ซึ่งถ้าคุณไม่รู้สึกเชื่อใจทีมของคุณนั้น แปลว่าจริงๆแล้วคุณอาจมีปัญหามาตั้งแต่ต้นทาง ซึ่งเกิดขึ้นจากการคัดเลือกทีมงานที่คุณเองไม่เชื่อถือมาตั้งแต่ต้นครับ
3. ใช้ระบบการตั้งเป้าหมายเป็นแผนที่นำทาง
สำหรับแง่คิดข้อที่สามนั้น ก็คือการทำงานแบบ WFH นั้น จำเป็นที่จะต้องมีระบบการตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนเป็นแก่นสำคัญ (Goal Setting System) นั่นก็เพราะเราไม่สามารถที่จะคอยควบคุมดูแลและให้แนวในการทำงานแบบ One-on-One ตลอดเวลากันได้อีกต่อไปแล้ว!
ด้วยเหตุผลนี้เอง การมีแผนงานจากเป้าหมายในระยะยาวจนถึงการกระทำในระยะสั้นแบบ “Vision to Action” นั้น จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องทำและต้องให้ทุกๆคนมีส่วนร่วมไปด้วยกัน (ตามระดับตำแหน่งและการทำงาน) เพื่อให้เกิดการสอดประสาน, ความเข้าใจถึงรากฐานที่มาที่ไปของงานแต่ละชิ้น และความร่วมมือร่วมใจในการทำงานเป็นอย่างดี
ดังนั้นแล้ว การทำงานแบบ WFH จึงไม่ควรใช้วิธีการทำงานแบบ “Hero CEO” หรือการบริหารแบบ Play Maker ที่หัวหน้าจะคอยออกคำสั่งบอกลูกน้องให้ทำโน่นทำนี่ตามความคิดของตัวเองอยู่ตลอดเวลา เพราะมักจะทำให้ทีมงานสับสน, ขาดความร่วมมือ และยังจะก่อให้เกิดสภาวะการทำงานแบบจับจดเปลี่ยนไปเปลี่ยนมาจนไม่เป็นชิ้นเป็นอัน หรือที่เรียกกันว่า “Shiny Object Syndrome” กันอีกด้วย (เชื่อผมเถอะครับ ผมเคยเป็นมาก่อนจนน้องๆบางคนทำงานด้วยไม่ไหวเลยจริงๆ ฮ่าๆ)
Tip #3 : คุณไม่จำเป็นที่จะต้องพยายามเขียนแผนธุรกิจที่ยืดยาวแถมยังแทบไม่มีโอกาสได้ใช้มันจริงๆ เพราะในปัจจุบันนั้นมีระบบการเขียนแผนธุรกิจและการตั้งเป้าหมายที่ดี, เข้าใจง่าย และมีความโปร่งใส ซึ่งถูกเผยแพร่ออกมาอย่างมากมาย ไม่ว่าจะเป็น 1-Page-Business Plan, OKRs, OGSM และอื่นๆ ซึ่งจะทำให้ทีมงานทุกคนสามารถเข้าใจสิ่งต่างๆได้อย่างรวดเร็วมากๆ (โดยในคลิปด้านล่างนี้คือคลิปที่ผมได้บรรยายเกี่ยวกับเรื่องของการตั้งเป้าหมายแบบ OKRs เอาไว้ครับ)
4. แต้มคะแนน คือสิ่งที่ทำให้เป้าหมายเข้าไกล้ความจริง
สำหรับแนวคิดในข้อที่ห้านั้น ก็คือการแปลงเป้าหมายต่างๆขององค์กรให้เป็นตัวเลขที่ชีัวัดได้อย่างชัดเจน เพื่อทำให้เราสามารถติดตามและประเมิณผลของการทำงานแบบ WFH ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นผ่านตัวเลขต่างๆนั่นเองครับ
โดยหากว่าคุณพอจะทำได้นั้น สิ่งที่คุณควรจะทำก็คือการสร้าง Live Dashboard หรือ Live Scoreboard สำหรับผลของการทำงานทั้งในระดับของงานประจำและงานแบบโปรเจค์ขึ้นมาให้ชัดเจน โดยที่คุณควรจะต้องประชุมหารือร่วมกันถึงตัวเลขสำคัญขององค์กรที่คุณต้องการร่วมกันติดตาม รวมไปถึงการมอบหมายผู้ที่จะรับผิดชอบตัวเลขที่สำคัญแต่ละตัวเอาไว้อย่างชัดเจน เพื่อที่จะทำให้ทีมงานแต่ละคนได้รู้ถึงความรับผิดชอบของตัวเองอย่างถ่องแท้
นอกจากนั้นแล้ว การที่เราสามารถทำให้ “คนทุกคน” และ “งานทุกงาน” มีตัวเลขชี้วัดที่ชัดเจนอยู่เสมอนั้น ยังเป็นเครื่องมือที่จะช่วยให้คุณสามารถบริหารทางไกลแบบ WFH ได้อย่างมีประสิทธิภาพตามทฤษฎีของการ “บริหารผ่านตัวเลข” (Managing by Number) อีกทั้งยังส่งเสริมให้งานต่างๆสามารถบรรลุผลของมันได้เป็นอย่างดีดังคำกล่าวที่ว่า “What gets measured gets done” อีกด้วยครับ!
Tip #4 : Measure What Matters! คุณไม่จำเป็นและไม่ควรที่จะต้องติดตามตัวเลขหลายๆตัว จนทำให้คุณและทีมงานทุกๆคนให้ปวดหัวจนเกินไป สิ่งสำคัญคือการติดตามตัวเลขที่จะส่งผลกระทบที่สำคัญอย่างยิ่งยวดกับธุรกิจของคุณต่างหากครับ โดยหนึ่งในแนวคิดที่ดีในการคัดเลือกตัวเลขเหล่านี้ออกมาก็คือการคิดแบบ “ติดเกาะ” ว่าถ้าหากคุณดันติดเกาะขึ้นมาจริงๆ แล้วคุณมีโอกาสจะดูตัวเลขเหล่านี้ได้เพียงอาทิตย์ละครั้ง เพื่อตรวจสอบธุรกิจของคุณ คุณจะดูตัวเลขอะไรบ้างนั่นเองครับ!?
5. ความโปร่งใส คือน้ำมันหล่อลื่นในการทำงาน
สำหรับแนวคิดในข้อที่ห้านั้น ก็คือเรื่องของการพยายามเปิดเผยข้อมูลในการทำงานให้มีความโปร่งใส เข้าถึงและตรวจสอบได้ง่าย ทั้งในแง่ของเป้าหมาย, ดัชนีวัดผล, ความสำเร็จ-ความผิดพลาด, ระบบการทำงาน, รวมไปถึงข้อมูลต่างๆที่จำเป็นสำหรับการทำงานนั่นเองครับ
ซึ่งสาเหตุก็เพราะในการทำงานแบบ WFH นั้น เราจะต้องยอมรับความจริงว่าทีมงานทุกคนจะไม่ได้อยู่ไกล้ชิดกัน หรือทำงานในเวลาเดียวกันอีกต่อไปแล้ว ดังนั้น หากทีมงานจะต้องรอคอยข้อมูลหรือความเห็นต่างๆจากอีกฝั่งอยู่เสมอ ก็ย่อมจะทำให้งานเกิดความล่าช้าขึ้นเป็นอย่างมาก นอกจากนั้นแล้ว การเปิดเผยข้อมูลทุกๆอย่าง (หรือเกือบทุกอย่าง) ให้โปร่งใสนั้น ยังมีผลทำให้ทุกๆคนได้ตระหนักถึงสถานการณ์ต่างๆขององค์กรได้อย่างทันท่วงที และยังก่อให้เกิดความรับผิดชอบต่อผลงานต่างๆของตนเองอีกด้วย
ซึ่งกรณีศึกษาของความสำเร็จที่น่าสนใจที่สุดของเรื่องนี้ก็คือระบบในการทำงานของบรรดาผู้พัฒนาซอฟท์แวร์แบบ Open Source ซึ่งการถกเถียงพูดคุยหรือการอัพเดทความคืบหน้าทุกๆอย่างของการทำงานนั้น จะถูกจัดเก็บและเข้าถึงได้โดยง่ายบน Internet ทั้งหมด จนทำให้แม้ว่าผู้ร่วมพัฒนาแต่ละคนจะอยู่ห่างไกลกันคนละซีกโลก แต่ก็กลับสามารถร่วมกันพัฒนา Software ดีๆในระดับโลกให้เราสามารถใช้กันได้เป็นอย่างดีเรื่อยมานั่นเองครับ
Tip #5 : นอกจากความสะดวกรวดเร็วในการทำงานนั้น “ความโปร่งใส่” ยังเป็นเครื่องมือในการสร้าง Trust หรือความไว้ใจที่ดีที่สุดอย่างหนึ่งขององค์กรอีกด้วย โดยที่องค์กรชั้นนำระดับโลกสมัยใหม่ได้ค่อยๆเปลี่ยนแปลงไปสู่การเปิดเผยข้อมูลในแทบทุกสิ่งไม่เว้นแม้แต่เงินเดือนของหัวหน้าและพนักงานอย่างชัดเจน โดยหนึ่งในตัวตั้งตัวตีของแนวคิดในการบริหารจัดการแบบโปร่งใสอย่างยิ่งยวดหรือ Radical Transparency ก็คือ Ray Dalio ผู้ก่อตั้งกองทุน Hedge Fund ที่ใหญ่ที่สุดในโลกขณะนี้ โดยที่คลิปด้านล่างนี้เป็นการบรรยายของ Ray Dailo เกี่ยวกับการสร้างความโปร่งใสอย่างยิ่งยวดให้กับองค์กรต่างๆกันนั่นเองครับ
6. ระบบการทำงาน คือกุญแจในการขับเคลื่อนความก้าวหน้า
สำหรับแนวคิดในข้อที่หกนั้น ก็คือเรื่องของการมีระบบขั้นตอนในการทำงานที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพ ซึ่งมักถือเป็นจุดตายสำหรับธุรกิจแบบ WFH และธุรกิจที่พึ่งเริ่มต้นใหม่ๆหลายๆธุรกิจเลยก็ว่าได้ครับ
โดยที่ผู้บริหารธุรกิจขนาดเล็กและกลางส่วนใหญ่นั้น มักที่จะให้ความสำคัญกับเรื่องของระบบ, ขั้นตอน และการมีคู่มือในการทำงานที่เป็นมาตรฐานน้อยเกินไป จนมักส่งผลให้หลายๆบริษัทไม่สามารถที่จะทำการมอบหมายงานต่างๆได้อย่างมีประสิทธิภาพ (โดยเฉพาะเมื่อไม่ได้ทำงานอย่างไกล้ชิดกันแบบ WFH) และยังมักก่อให้เกิดสภาวะพึ่งพาพนักงานคนใดคนหนึ่งจนมากเกินไป (People Dependence) จนทำให้เกิดความเสียหายเมื่อทีมงานบางคนได้ถอนตัวออกไปจากบริษัท
ดังนั้นแล้ว ในการทำงานทั้งในรูปแบบทั่วไปหรือ WFH นั้น คุณจะต้องพยายามเปลี่ยนแปลงการพึ่งพาความสามารถส่วนบุคคล ไปสู่การเป็นองค์กรที่พึ่งพาระบบการทำงานแทนให้เร็วที่สุด (System Dependence) เพื่อที่จะทำให้ทีมงานทุกคนมีวิธีการที่เป็นมาตรฐานในการปฎิบัติ ซึ่งจะนำไปสู่คุณภาพของการทำงานในระยะยาว อีกทั้งยังช่วยให้คุณสามารถทำการขยายธุรกิจ รวมถึงสร้างความยั่งยืนของธุรกิจให้เกิดขึ้นได้ในระยะยาวอีกด้วย (หากคิดว่ามีระบบแล้วจะดียังไงไม่ออก ให้ลองนึกถึงร้าน McDonald’s ดูครับ)
Tip #6 : การเขียนระบบการทำงาน (Business System) และคู่มือในการทำงานนั้น (Standard Operating Procedure) ถือเป็นความลับที่สำคัญที่สุดในการสร้างธุรกิจเลยทีเดียวครับ ดังนั้นแล้วคุณจึงควรที่จะสร้างคู่มือสำหรับกิจกรรมสำคัญต่างๆที่จะต้องถูกทำซ้ำๆมากกว่า 1 ครั้งออกมาให้ได้มากที่สุด เพื่อที่จะทำให้งานทุกงานสามารถเสร็จสิ้นได้อย่างมีมาตรฐาน ไม่ว่าใครจะเป็นคนทำก็ตามนั่นเองครับ
7. ใช้เทคนิคการประชุมเพื่อกระชับพื้นที่ เป็นระยะๆ
สำหรับแนวคิดในข้อที่เจ็ดนั้น ก็คือเรื่องของการมีกระบวนการในการ “กระชับพื้นที่” หรือการประชุมเพื่อตรวจสอบความคืบหน้าของงานเป็นระยะๆอย่างสม่ำเสมอ
นั่นก็เพราะด้วยลักษณะของการทำงานแบบ WFH นั้น มักจะมีการให้อิสระในการทำงานในแง่ต่างๆขึ้นอย่างมากมาย จนทำให้ทีมงานหลายๆคนอาจเกิดความหย่อนยานหรือห่างเหินกันได้เมื่อผ่านไปสักช่วงระยะหนึ่ง (ยอมรับเถอะครับว่ามนุษย์เรามักมีความขี้เกียจติดตัวเสมอ ฮ่าๆ) นอกจากนั้นแล้ว ในการทำงานจริงๆนั้นก็มักที่จะเกิดปัญหาต่างๆขึ้นเป็นระยะๆ ดังนั้นแล้ว การมีการประชุมเพื่อตรวจสอบความคืบหน้า, ระดมสมองเพื่อแก้ไขปัญหา และมอบหมายงานอยู่เป็นประจำนั้น จึงเป็นเรื่องที่สำคัญเป็นอย่างมากต่อความก้าวหน้าของบริษัทนั่นเองครับ
โดยสำหรับการทำงานแบบ WFH นั้น คุณก็ควรที่จะต้องสร้างระบบในการประชุมตรวจสอบแบบ Online ให้เกิดเป็น “จังหวะ” ที่สม่ำเสมอในการทำงานขึ้นมาเช่นกัน อาทิเช่น การมีการรายงานผลสรุปรายวัน (Daily Hurdle or Daily Summary), การประชุมรวมทีมรายสัปดาห์ (Weekly Meeting), รวมไปถึงการประชุมรวมทีมรายไตรมาศและรายปีด้วยเช่นกัน (Quarterly or Year Meeting & Planning) ซึ่งในปัจจุบันนั้นเป็นเรื่องที่สามารถทำได้อย่างง่ายดายด้วย Cloud Application ต่างๆบนโลกใบนี้ครับ
Tip #7 : อย่าทำให้การกระชับพื้นที่เป็นเรื่องทีน่าเบื่อหรือทำลายเวลาการทำงานของทุกคนไป (Death by Meeting) คุณจึงควรมีระบบในการประชุมที่ชัดเจน, กระชับ และเป็นมาตรฐาน จนสามารถมอบหมายให้ใครก็ได้สามารถเป็นผู้นำในการประชุมได้นั่นเองครับ (ที่ SiamQuant เราใช้การสุ่มเพื่อเลือกผู้ดำเนินการประชุมและผู้จดบันทึกข้อมูลการประชุมในทุกๆอาทิตย์กันครับ :D)
8. การพบปะกันแบบ Offline ยังคงเป็นสิ่งจำเป็น
สำหรับแนวคิดในข้อที่แปดนั้น จะเป็นแนวคิดที่สืบต่อมาจากแนวคิดในข้อที่เจ็ดอยู่พอสมควร ซึ่งนั่นก็คือการสร้างความสัมพันธ์เชิงลึก ด้วยการนัดพบปะสังสรรค์พูดคุยกันในโลกแห่งความจริงเป็นระยะๆนั่นเองครับ (In-Person Meeting)
โดยที่ถึงแม้ว่าการทำงานแบบ WFH นั้นจะดูเหมือนว่ามันเป็นจุดเริ่มต้นของการทำงานในอนาคตของมนุษยชาติ อย่างไรก็ตาม มนุษย์ชาติก็ยังคงต้องการพบปะและเจอหน้ากัน เพื่อสร้างความสัมพันธ์ในระดับที่ลึกซึ้งในโลกของความเป็นจริงกันอยู่ดี ซึ่งนี่คือธรรมชาติทางจิตวิทยาในการอยู่รวมกันเป็นกลุ่ม ที่ฝังรากอยู่ใน DNA ของพวกเราทุกคนตั้งแต่ยุคอดีตชาติจนถึงปัจจุบัน และน่าจะยังเป็นจริงต่อไปในอนาคตครับ
ดังนั้นแล้ว หากคุณมีโอกาสที่เหมาะสม (ซึ่งอาจไม่ใช่ในเวลาของการแพร่ Covid-19 นี้) ผมจึงอยากที่จะแนะนำให้คุณพยายามผูกเอาหลักของการประชุมเป็นระยะๆในบางช่วงเวลา (เช่นรายอาทิตย์, รายเดือน หรือรายปี) มาใช้ในการที่จะสร้างโอกาสให้ทุกคนจะได้มาพบปะเจอหน้าพูดคุยกันจริงๆกันด้วยเช่นกันครับ
Tip #8 : วางแผนจัดการประชุมรายไตรมาศหรือรายปีแบบ Company Trip เพื่อยกระดับความสัมพันธ์ของทีมงานให้ลึกซึ้งยิ่งขึ้น อาทิเช่น บริษัท Automattic ซึ่งผู้สร้างโปรแกรม WordPress ให้เราสามารถสร้างบล็อกหรือเว็บไซต์กันอย่างง่ายดาย จนเยอะกว่า 35% ของเว็บไซต์ทั้งหมดในโลกใบนี้นั้น แม้ว่าจะมีการทำงานแบบ WFH เต็ม 100% ผ่านทีมงานที่อาศัยอยู่ในประเทศต่างๆทั่วโลก แต่พวกเขาก็ยังมีการนัดประชุมรายปีซึ่งทำให้ทีมงานกว่า 800 คนจะได้เจอกันแบบตัวเป็นๆในทุกๆปีเป็นเวลา 1 อาทิตย์เช่นกันครับ
9. ไม่ใช่ทุกคนที่เหมาะกับการทำงานแบบ Work at home
สำหรับแนวคิดในข้อที่เก้านั้น ก็คือเรื่องของการที่คุณจะต้องพยายามคัดเลือกทีมงานซึ่งมีความเหมาะสมสำหรับการทำงานแบบ WFH เข้าไว้ด้วยกันนั่นเองครับ
โดยที่ประเด็นสำคัญก็คือคุณจะต้องเข้าใจว่า ไม่ใช่ทุกคนที่จะเหมาะสมกับการทำงานแบบ WFH ไปเสียทั้งหมด! นั่นก็เพราะว่าการทำงานแบบ WFH นั้นไม่ใช่การทำงานแบบไกล้ชิดสักเท่าไหร่นัก มันจึงต้องการทีมงานที่
- Passionate : มีความหลงไหลในเป้าหมายและตัวงานของบริษัท
- High Responsibility : มีความรับผิดชอบต่อหน้าที่ที่สูงกว่าปกติเป็นอย่างมาก
- Capable : สามารถที่จะทำงานตั้งแต่เริ่มต้นจนจบได้ด้วยตนเอง
- Self-Sufficient : มีทักษะในการจบงานด้วยตนเองและไฝ่รู้อยู่เสมอ
- Writing Well : มีทักษะในการสื่อสารโดยเฉพาะผ่านการเขียนหรือพิมพ์ได้เป็นอย่างดี
ดังนั้นแล้ว นอกจากการคัดเลือกทีมงานด้วย (1) ความสามารถและ (2) วัฒนธรรมองค์กรแล้ว คุณยังจำเป็นที่จะต้องคำนึงถึงทักษะในการทำงานแบบ WFH ต่างๆเหล่านี้ ก่อนที่จะคัดเลือกหรือมอบหมายให้ใครเริ่มต้นทำงานแบบ WFH ด้วยเช่นกัน มิเช่นนั้นแล้ว การทำงานแบบ WFH ก็อาจกลายเป็นทั้งนรกสำหรับคุณและทีมงานหลายๆคนก็เป็นได้ครับ
Tip #9 : การติดต่อสื่อสารกันอยู่บ่อยๆผ่านการ Chat ต่างๆนั้นถือได้ว่าเป็น “ลมหายใจ” หรือ Oxygen ในการทำงานแบบ WFH เลยทีเดียว คุณจึงควรพยายามที่จะส่งเสริมมันให้มากที่สุดครับ นอกจากนั้นแล้ว หากคุณต้องการทำงานแบบ WFH ให้มีประสิทธิภาพนั้น จงพยายามเลือกเฟ้นทีมงานที่ทำให้คุณรู้สึกราวกับได้ว่าจ้างผู้ชำนาญการด้านต่างๆมาช่วย Outsource ในการทำงานแต่ละอย่างให้กับคุณ เพื่อไม่ให้คุณต้องคอยปวดหัวในการพยายามบริหารจัดการพวกเขาแทนครับ
10. จงใช้ Technology ให้เป็นประโยชน์กับคุณอย่างพอดี
สำหรับแนวคิดในข้อสุดที่สิบสุดท้ายนี้ (จริงๆยังมีอีกเยอะแต่ขอหยุดเท่านี้ก่อนนะครับ ฮ่าๆ) ก็คือการพยายามเลือกใช้ Software และ Technology ต่างๆให้พอดี, เหมาะสม และเป็นประโยชน์กับการทำงานให้มากที่สุดโดยไม่เกินความจำเป็นไปนั่นเองครับ
โดยถึงแม้ว่าผมจะออกตัวไปตั้งแต่แรกว่าการทำงานแบบ WFH นั้น จะไม่ใช่แค่เรื่องของ Software หรือ Technology ก็ตาม แต่มันก็ปฎิเสธไม่ได้เลยว่าหากเราขาดพวกมันไปนั้น มันก็อาจทำให้การทำงานแบบ WFH จะกลายเป็นสิ่งที่เป็นไปไม่ได้ หรือไร้ประสิทธิภาพลงเป็นอย่างมากเช่นเดียวกัน
อย่างไรก็ตาม ผมคิดว่าสิ่งที่สำคัญที่สุดก่อนที่คุณจะนำเอา Technology ใดๆมาใช้นั้น ก็คือการตั้งคำถามให้ชัดเจนก่อนว่า
“คุณจำเป็นต้องใช้มันจริงๆหรือไม่ และคุณมีความจำเป็นในการใช้มันมากแค่ไหน?”
เพราะจากประสบการณ์ของผมนั้น 90% ของ Application ต่างๆในท้องตลาดนั้นความจริงแล้วแทบจะไม่จำเป็นกับการทำงานแบบ WFH ให้มีประสิทธิภาพเลย และบริษัทชั้นนำที่มีการทำงานแบบ 100% WFH นั้นก็แทบไม่ได้ใช้ Application ที่หรูหราหรือล้ำสมัยเลยด้วยซ้ำ
นอกจากนั้น การพยายามใช้ Software และ Technology ต่างๆจนมากเกินพอดีไปนั้น อาจส่งผลในมุมกลับทั้งในแง่ของประสิทธิภาพในการทำงานที่ลดลง แต่กลับก่อให้เกิดต้นทุนการใช้งานที่สูงขึ้นเป็นเงาตามตัว (ลองนึกภาพกว่าที่พนักงานจะเรียนรู้การใช้งาน Software ต่างๆร่วมกันเป็น 10 ตัวพร้อมๆกันสิครับว่ามันปวดหัวแค่ไหน -*-)
ดังนั้นแล้ว ทางเลือกที่ดีกว่าจึงเป็นการพยายามใช้มันอย่างพอดี ใช้ให้น้อยแต่ครอบคลุม และจงใช้มันเพื่อช่วยให้บรรลุเป้าหมายของงานเป็นหลักก็พอแล้วครับ
Tip #10 : ผมขอแนะนำให้เลือกใช้แอพต่างๆในตอนท้ายที่สุด หลังจากที่คุณได้วางแผนถึงเป้าหมายและระบบการทำงานของคุณเสร็จเรียบร้อยแล้ว! เพื่อให้คุณสามารถเลือกใช้ Application ต่างๆได้อย่างเหมาะสมกับองค์กรมากที่สุด อย่าได้ปล่อยให้ตัวเองกลายเป็น App-aholic ที่เห็นโปรแกรมอะไรใหม่ๆออกมาก็อยากจะใช้มันไปเสียหมด ไม่อย่างนั้นแล้วมันอาจทำให้ทั้งคุณและทีมงานต้องคอยปวดหัวในการเปลี่ยน Platform ไปมาตลอดเวลาเกินไป จนแทบไม่ได้ทำงานจริงๆกันนั่นเองครับ ฮ่าๆ
บทส่งท้ายแนวคิดในการบริหารธุรกิจแบบ Work From Home
และทั้งหมดนี้ก็คือแนวคิด 10 ข้อที่ผมพยายามกลั่นเอาแนวคิดสำคัญและสรุปออกมาให้อ่านกันได้อย่างรวดเร็วที่สุดกันนะครับ สุดท้ายนี้ ผมก็ขอนำเอาปรัชญาการทำงานแบบ WFH ที่ชื่อว่า “The Remote Manifesto” ของบริษัท Gitlab ผู้พัฒนาซอฟท์แวร์สำหรับการวางแผนและจัดการชุดโค้ด ซึ่งถือเป็นหนึ่งใน Startup ที่เป็นที่ยอมรับที่สุดแห่งหนึ่งของโลกมาแปะให้อ่านกันไว้ เผื่อว่ามีข้อไหนสามารถที่จะนำไปประยุกต์ใช้กับธุรกิจของพวกเราได้ ก็จะก่อให้เกิดประโยชน์ในการทำงานแบบ WFH กันมากยิ่งขึ้นกันนั่นเองครับ
นโยบายการทำงานทางไกลของ Gitlab
- จงคัดเลือกทีมงานจากทั่วทุกแห่งบนโลกใบนี้เพื่อทำงานร่วมกัน แทนที่จะคัดเลือกทีมงานจากบางแห่งและทำงานร่วมกันจากสถานที่เพียงแห่งเดียวเท่านั้น
- จงทำให้เวลาในการทำงานนั้นยืดหยุ่น แทนที่การกำหนดเวลาแบบตายตัว
- จงเขียนและบันทึกความรู้ของคุณ แทนที่การพยายามอธิบายด้วยคำพูดต่างๆ
- จงเขียนคู่มือและวิธีการทำสิ่งต่างๆทิ้งไว้ แทนที่การให้ทีมงานพยายามฝึกฝนและลอกเลียนแบบสิ่งที่คุณทำ
- จงทำให้ข้อมูลต่างๆนั้นเป็นสาธารณะ แทนที่การพยายามทำให้มันเป็นสิ่งที่ยากจะเข้าถึง
- จงเปิดโอกาสให้เอกสารต่างๆสามารถถูกแก้ไขและตรวจสอบด้วยใครก็ได้ แทนที่การใช้ระบบการตรวจสอบ, แก้ไข และควบคุมจากเบื้องบน
- จงเปิดโอกาสสำหรับการสื่อสารที่ทีมงานทุกคนไม่จำเป็นต้องอยู่พร้อมหน้าและคอยตอบในทันที แทนที่การใช้วิธีการสื่อสารที่ทุกคนจะต้องอยู่กันอย่างพร้อมหน้าและคอยตอบในทันใด
- จงให้ความสำคัญกับผลลัพธ์ มากกว่าชั่วโมงการทำงานที่ได้ทุ่มเทลงไป
- จงทำให้ช่องทางการสื่อสารของทีมงานนั้นเป็นทางการและเป็นระเบียบ แทนที่จะปล่อยให้ช่องทางสื่อสารต่างๆนั้นเกิดขึ้นและเป็นไปอย่างไม่มีกิจลักษณะ
เกี่ยวกับ SiamQuant
SiamQuant คือบริษัทวิจัยกลยุทธ์และระบบการลงทุนเชิง Quantitative & Systematic Investing ในตลาดหุ้นไทย ซึ่งได้ใช้การทำงานในรูปแบบของ Remote Compnay (Work From Home) มาตั้งแต่วันแรกที่ได้ก่อตั้งบริษัทขึ้นมาเป็นเวลากว่า 5 ปีแล้ว โดยในปัจจุบันนี้ เราสามารถที่จะให้บริการทางด้านองค์ความรู้ในการลงทุน, ฐานข้อมูลและเครื่องมือในการลงทุนอย่างเป็นระบบ รวมไปถึงการการวิจัยออกแบบระบบการลงทุนให้กับทางบริษัทหลักทรัพย์จัดการกองทุน ด้วยการทำงานแบบ WFH กันอยู่ในขณะนี้ครับ! อ่านข้อมูลเกี่ยวกับเราเพิ่มเติมได้ที่นี่
